Digitalisasi Disdukcapil Pekanbaru Pangkas Pengurusan Dokumen, Sipenduduk Layani 286 Ribu Pengguna

RIAU1.COM -Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Kota Pekanbaru terus mempercepat reformasi tata kelola pelayanan administrasi kependudukan melalui digitalisasi terpadu. Upaya tersebut diwujudkan dengan mengoptimalkan dua inovasi unggulan, yakni Sistem Informasi Pelayanan Terpadu Kependudukan (Sipenduduk) dan Layanan Tunggu (LAGU).

Kepala Disdukcapil Pekanbaru Irma Novrita, Sabtu (22/8/2026), mengatakan, kedua platform digital tersebut dihadirkan untuk memangkas rantai birokrasi konvensional. Kini, Sipenduduk telah berkembang menjadi Versi 3 (V3).

Platform berbasis situs web tersebut menjadi ekosistem layanan digital yang terintegrasi dari hulu hingga hilir. Sehingga, warga dapat mengurus berbagai dokumen kependudukan secara mandiri.

"Hingga saat ini, sistem mencatat lompatan kepuasan publik yang luar biasa dengan jumlah pengguna aktif yang telah mencapai 286.237 orang. Warga dapat mengakses layanan ini kapan saja dan dimana saja," ujar Irma.

Melalui Sipenduduk V3, warga dapat mengakses berbagai layanan administrasi kependudukan secara daring, di antaranya penerbitan Kartu Keluarga (KK) baru, penerbitan KK karena perubahan data, pengesahan anak bagi penduduk WNI di wilayah NKRI, pengajuan KTP-el, serta penerbitan KK karena hilang atau rusak. Layanan lainnya mencakup pencatatan lahir mati, pelayanan KK akibat pemekaran kecamatan, pencatatan kematian, pencatatan kelahiran WNI, pencatatan kelahiran WNI yang tinggal di luar wilayah NKRI dan sedang berkunjung ke Indonesia, pencatatan kelahiran orang asing dan pencatatan kelahiran bagi WNI yang tinggal di luar wilayah NKRI.

"Digitalisasi layanan tidak hanya memangkas waktu dan rantai birokrasi, tetapi juga memberikan dampak ekonomi bagi warga. Seluruh pengurusan dokumen kependudukan melalui sistem tersebut dipastikan gratis atau tanpa biaya," ucap Irma.

Catatan historis Sipenduduk menunjukkan platform tersebut telah memproses hingga 606.370 berkas perpindahan penduduk secara aman dan valid. Jika setiap permohonan diasumsikan menghemat biaya rata-rata Rp80.000, maka akumulasi penghematan warga mencapai Rp48,509 miliar.

"Selain menghemat biaya, warga juga tidak perlu datang langsung ke kantor Disdukcapil untuk mengurus berbagai dokumen. Warga cukup mengunggah dokumen persyaratan dalam bentuk file digital berupa hasil pemindaian atau foto melalui gawai," jelas Irma.

Dengan Sipenduduk V3, seluruh pengeluaran tersebut berhasil dipangkas hingga Rp0. Warga hanya perlu mengunggah dokumen syarat dalam bentuk file digital dari rumah. 

Dokumen elektronik kependudukan yang telah divalidasi akan dikirim langsung ke surel pemohon. Dokumen elektronik tersebut dapat dicetak secara mandiri menggunakan kertas putih biasa. 

"Dengan demikian, warga tidak perlu mengeluarkan biaya tambahan untuk pencetakan maupun legalisasi.
Digitalisasi juga memberikan dampak terhadap efisiensi internal Disdukcapil. Jika sebelumnya penyelesaian berkas dapat memakan waktu hingga 14 hari kerja, melalui sistem baru proses tersebut dapat diselesaikan dalam waktu 1 x 24 jam," ungkap Irma.

Tidak hanya Sipenduduk, Disdukcapil juga mengembangkan aplikasi berbasis Android bernama LAGU. Aplikasi ini dirancang untuk mempercepat penggantian dokumen identitas fisik, khususnya KTP-el yang hilang atau rusak. Melalui inovasi tersebut, dokumen ditargetkan dapat selesai dicetak hanya dalam waktu 10 menit.

"Inovasi ini dirancang khusus untuk memproses penggantian dokumen identitas fisik seperti KTP-el yang hilang atau rusak dengan sangat cepat, bahkan dengan target penyelesaian berkas hanya dalam waktu 10 menit," jelas Irma.

Kinerja Sipenduduk juga mendapat pengakuan di tingkat nasional. Pada tahun lalu, inovasi tersebut memperoleh predikat "Sangat Baik" dari Kementerian Dalam Negeri serta penghargaan Pelayanan Prima dari Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (KemenPAN-RB) atas kualitas penyelenggaraan pelayanan publik yang profesional dan akuntabel.